Etika Profesi M-5

STRATEGI MUTU

Dalam dunia bisnis, tidak ada strategi lain digunakan untuk menghadapi persaingan global kecuali dengan kualitas. Adapun langkahnya adalah standarisasi manajemen harus menjadi perhatian utama yang dalam hal ini suatu organisasi memiliki konsep manajemen yang sesuai dengan persyaratan pelanggan. Artinya, organisasi tersebut mampu memberikan layanan ataupun membuat produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika kebutuhan pelanggan terpenuhi secara tepat, maka pelanggan akan merasa puas. Untuk itu, semua kegiatan organisasi harus didasarkan pada konsep kepuasan pelanggan.

PENGERTIAN MUTU

Secara konvensional, mutu adalah gambaran karakteristik langsung dari suatu produk. Kualitas bisa diketahui dari segi bentuk, penampilan, performa suatu produk, dan juga bisa dilihat dari segi fungsinya serta segi estetisnya. Jika suatu produk memiliki bentuk, warna, rasa dinilai bagus oleh pemakainya, maka produk itu disebut berkualitas.

Selain arti konvensional, mutu juga punya arti stratejik, yaitu segala sesuatu yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Produk yang tidak cocok, tidak sesuai dengan harapan pemakainya, maka ia akan ditinggalkan, karena tidak memenuhi kebutuhan pelanggan. Sebaliknya bila produk sesuai dengan harapan pemakainya, maka produk itu bermutu, pelanggan puas.

Akan tetapi bila suatu produk mampu memenuhi kepuasan pelanggan, maka produk itu harus dibuat dengan biaya yang tinggi karena harus sebagus mungkin. Hal ini menimbulkan persepsi bahwa bermutu itu adalah mahal dan sulit. Bila harus mengeluarkan biaya yang mahal, maka tidak sedikit perusahaan yang harus keluar arena sebelum bersaing. Lalu apakah memang bermutu itu hal yang mahal dan sulit dicapai?

PERSEPSI SALAH TERHADAP MUTU

Persepsi yang salah terhadap mutu adalah bahwa mutu adalah standar tinggi yang sulit dicapai. Standar mutu memiliki konsep yang sistematis dan prosedur yang jelas dalam rangka pemaparannya maupun pemeriksaannya, sehingga memerlukan tahapan proses. Persepsi tentang proses yang bertahap ini mungkin menimbulkan rasa sulit untuk mencapainya, sementara anggapan ini salah. Justru proses yang bertahap membimbing organisasi untuk menjalankan manajemennya secara sistematis, efektif dan efisien.

Selain itu, mutu tidak hanya terbatas untuk produk barang saja, tetapi juga produk layanan. Dalam sejarahnya, standar mutu internasional memang hanya untuk produk perdagangan internasional, tetapi perkembangan berikutnya menuntut adanya kualitas untuk produk layanan/jasa. Hal ini mengingat bahwa produk layanan/jasa juga memiliki pelanggan yang juga perlu dipenuhi kebutuhannya. Dalam organisasi yang menghasilkan produk, urusan mutu biasanya hanya menjadi tanggungjawab atasan saja, atau bagian tertentu saja. Ini juga persepsi yang salah terhadap mutu. Untuk menghasilkan produk bermutu, suatu perusahaan secara sistemik bertanggungjawab. Artinya seluruh komponen di dalam organisasi tersebut harus ikut berperan dalam menjalankan manajemen yang berorientasi pada mutu. Komitmen terhadap mutu harus diciptakan, dilaksanakan dan dipelihara serta menjadi nafas dalam kehidupan perusahaan, karena mutu tidak terbatas menempel pada suatu produk yang dihasilkan, tetapi lebih berpusat perhatian pada proses. Diharapkan suatu produk adalah bermutu jika dalam proses produksinya dijalankan dengan berorintasi pada mutu.

PENDEKATAN MUTU

Dalam upaya peningkatan mutu produk suatu organisasi harus memiliki indikator mutu. Salah satu pendekatan mutu yang dapat digunakan adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 yang merupakan salah satu standar yang diakui dunia internasional dan telah diterapkan banyak organisasi/perusahaan di seluruh dunia, termasuk Indonesia.

ISO 9000

ISO 9000 adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM). ISO 9000 yang dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu organisasi internasional di bidang standardisasi. ISO 9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987 olehInternational Organization for Standardization Technical Committee (ISO/TC) 176. ISO/TC inilah yang bertanggungjawab untuk standar-standar sistem manajemen mutu. ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000.

1. adanya satu set prosedur yang mencakup semua proses penting dalam bisnis

2. adanya pengawasan dalam proses pembuatan untuk memastikan bahwa sistem menghasilkan produk-produk berkualitas;

3. tersimpannya data dan arsip penting dengan baik;

4. adanya pemeriksaan barang-barang yang telah diproduksi untuk mencari unit-unit yang rusak, dengan disertai tindakan perbaikan yang benar apabila dibutuhkan.

5. secara teratur meninjau keefektifan tiap-tiap proses dan sistem kualitas itu sendiri.

Sebuah perusahaan atau organisasi yang telah diaudit dan disertifikasi sebagai perusahaan yang memenuhi syarat-syarat dalam ISO 9001 berhak mencantumkan label “ISO 9001 Certified” atau “ISO 9001 Registered”.

Sertifikasi terhadap salah satu ISO 9000 standar tidak menjamin kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan. Sertifikasi hanya menyatakan bahwa bisnis proses yang berkualitas dan konsisten dilaksanakan di perusahaan atau organisasi tersebut. Walaupan standar-standar ini pada mulanya untuk pabrik-pabrik, saat ini mereka telah diaplikasikan ke berbagai perusahaan dan organisasi, termasuk perguruan tinggi dan universitas.

Kumpulan Standar ISO 9000

ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:

1. ISO 9000 – Quality Management Systems – Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologidari Sistem Manajemen Mutu (SMM).

2. ISO 9001 – Quality Management Systems – Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasanpelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.

Adapun pengertian mutu menurut standar ISO 9001:2000 adalah “derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan”:

·         Derajat : Kategori/peringkat yang diberikan pada persyaratan mutu, yang dapat berbeda pada suatu produk/ proses / sistem yang memiliki kegunaan fungsional yang sama

·         Karakteristik : bisa diberikan pada produk/ proses / sistem dalam wujud kualitatif atau kuantitatif

·         Inheren : sesuatu yang dapat diberikan atau ditambahkan sesuai persyaratan

·         Persyaratan : kebutuhan atau harapan yang dinyatakan

Melihat pengertian di atas maka sesuai dengan pendekatan mutu ISO 9001:2000 yang merupakan sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Yang dimaksud dengan sistem manajemen adalah unsur-unsur yang saling berinteraksi untuk menetapkan kebijakan dan tujuan serta upaya mencapainya. Organisasi adalah kelompok orang dan fasilitas yang memiliki aturan tanggungjawab, wewenang dan hubungan dalam kelompok itu. Bentuknya bisa berupa perseroan, lembaga, asosiasi, instansi dan lain-lain.

3. ISO 9004 – Quality Management Systems – Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. Standar ini tidaklah ditujukan sebagai panduan untuk implementasi, hanya memberikan masukan saja.

Masih banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak juga diantaranya yang tidak menyebutkan nomor “ISO 9000” seperti di atas. Beberapa standar dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari kumpulan ISO 9000. Sebagai contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan Manajemen Konfigurasi dimana di kebanyakan organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem manajemen.

ISO mencatat “Perhatian terhadap sertifikasi sering kali menutupi fakta bahwa terdapat banyak sekali bagian dalam kumpulan standar ISO 9000 . Suatu organisasi akan meraup keuntungan penuh ketika standar-standar baru diintegrasikan dengan standar-standar yang lain sehingga seluruh bagian ISO 9000 dapat diimplementasikan”. Sebagai catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah diintegrasikan menjadi ISO 9001. Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan bahwa dirinya “ISO 9000 Registered” biasanya merujuk pada ISO 9001.

Organisasi yang ingin produk yang dihasilkannya bermutu harus memiliki strategi kualitas agar tetap mampu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan yang dengan demikian organisasi tersebut dapat terus bertahan dalam persaingan global yang semakit ketat.

Sumber :

Materi pelatihan Manajemen Mutu